GDPR

Insamlingsstiftelsen

Chickas Minnesfond

Organisationsnummer 802480-4810

Plusgiro 90 06 36-2

Bankgiro: 900-6362

Swish: 123 900 63 62

GDPR (General Data Protection Regulation)

 

INTEGRITETSPOLICY FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

 

Din integritet är viktig

Du kan känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Insamlingsstiftelsen Chickas Minnesfond, nedan kallad stiftelsen. Det gäller oberoende av om du söker stiftelsens bistånd, stödjer stiftelsens verksamhet genom gåvor eller om du har kontakt med stiftelsen på något annat sätt. Stiftelsen följer självfallet alla bestämmelser som finns i Dataskyddsförordningen (GDPR).

 

I denna policy beskrivs hur stiftelsen hanterar dina personuppgifter, vad stiftelsen använder uppgifterna till, hur länge de sparas, vilka som kan ta del av uppgifterna och hur du kan tillvarata dina rättigheter.

 

Ansvarig

Insamlingsstiftelsen Chickas Minnesfond, organisationsnummer 802480-4810, är personuppgiftsansvarig. Det betyder att stiftelsen är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

 

För vilka ändamål behandlas personuppgifter

Stiftelsen behandlar endast personuppgifter när det finns laglig grund för det. Det innebär att stiftelsen bara behandlar personuppgifter för att stiftelsens ändamål ska kunna uppfyllas och när det krävs enligt lag eller avtal, för uppföljning och kontroll av stiftelsens verksamhet samt i vissa speciella fall, vilket beskrivs mer i det följande, efter ditt medgivande.

 

För att kunna göra de bedömningar som krävs för att stiftelsen ska kunna uppfylla sitt ändamål att lämna bistånd till dem som uppfyller vissa kriterier behöver personuppgifter behandlas. Mer information om stiftelsens ändamål finner du under rubriken ”Om” på stiftelsens hemsida. I vissa fall är stiftelsen skyldig att behandla personuppgifter för att kunna följa lagen. Ett exempel på detta är att stiftelsen måste behandla vissa personuppgifter för att upprätta bokföring enligt bokföringslagen. Stiftelsen står även under tillsyn av Länsstyrelsen och har avtal med Svensk Insamlingskontroll, vilket innebär att personuppgifter måste behandlas för att det ska vara möjligt att kontrollera att stiftelsen uppfyller sina skyldigheter. Personuppgifter måste därvid bevaras under den tid som krävs för dessa ändamål.

 

Därutöver behandlas dina personuppgifter för intern uppföljning av stiftelsens verksamhet såsom att upprätta intern statistik. När stiftelsen externt lämnar uppgifter om statistik innehåller den aldrig uppgifter som kan hänföras till någons enskilda person. Extern statistik innehåller bara uppgifter på aggregerad nivå och avser främst uppgifter om antalet ansökningar och antalet beviljade ansökningar med uppgift om lämnat bistånd för respektive djurslag samt uppgifter om storleken på de gåvor som stiftelsen mottagit.

Dina personuppgifter kommer inte att lämnas ut till tredje man utan att stiftelsen dessförinnan har inhämtat ditt uttryckliga samtycke, förutom i de fall när stiftelsen är skyldig att göra det till myndigheter eller för att uppfylla stiftelsens åtaganden gentemot Svensk Insamlingskontroll.

 

Dina personuppgifter används inte för marknadsföring.

 

Särskilt till dig som söker hjälp från stiftelsen

När det gäller personuppgifter som har samband med att du söker bistånd från stiftelsen finns ett berättigat intresse från stiftelsens sida att behandla sådana uppgifter för att kunna bedöma om du enligt stiftelsens stadgar och ändamål är kvalificerad till bistånd från stiftelsen. Det är även viktigt att bistånd kan lämnas till så många som möjligt som uppfyller stiftelsens krav för detta, vilket innebär att personuppgifter måste inhämtas beträffande dem som söker stiftelsens bistånd även i syfte att undvika att bistånd ges på felaktiga grunder. Vid en intresseavvägning har stiftelsen därför ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter när du väljer att ansöka om stiftelsens bistånd.

 

Här följer exempel på personuppgifter som stiftelsen behandlar i samband med en ansökan om bistånd:

 

Sökandens

• namn

• adress

• personnummer

• e-postadress

• telefonnummer

• ekonomiska förhållanden som har betydelse för ansökan

• uppgifter om det aktuella djuret

• övriga upplysningar som lämnats till stiftelsen i ansökan eller efter förfrågan från stiftelsen

 

Stiftelsen kan komma att inhämta personuppgifter från offentliga register.

 

För att stiftelsen ska kunna bedöma om en sökande är berättigad till bistånd måste stiftelsen erhålla och behandla personuppgifter som är relevanta för bedömningen. Du måste vara medveten om detta när du lämnar in din ansökan till stiftelsen. Om du ångrar din ansökan och inte längre vill att stiftelsen ska behandla dina personuppgifter kan du meddela stiftelsen det. Sker det innan stiftelsen har fattat ett beslut i ditt ärende kommer dina personuppgifter omedelbart att raderas. Det innebär självfallet att stiftelsen inte kan pröva din ansökan.

 

Om din ansökan redan är prövad och du har beviljats bistånd från stiftelsen (ekonomiskt eller på annat sätt) kommer samtliga dina personuppgifter att sparas hos stiftelsen i högst tre år från det att din ansökan beviljades. Detta sker för att det skall vara möjligt för stiftelsen att göra interna uppföljningar av rutiner och möjliggöra kontroll från dem som utövar tillsyn över stiftelsens verksamhet. Efter nämnda tidsperiod kommer samtliga personuppgifter som rör dig att raderas förutom ditt namn, uppgift om namn och djurslag på ditt djur och uppgifter om beviljat bistånd. Sistnämnda uppgifter raderas alltid senast inom fem år efter att ansökan har beviljats. De uppgifter som omfattas av stiftelsens bokföringsskyldighet kommer att sparas så länge som det krävs enligt lag.

 

Om din ansökan är prövad av stiftelsen och du har nekats bistånd kommer dina personuppgifter att raderas hos stiftelsen senast inom ett år från det att stiftelsen har fattat beslutet om avslag. Att personuppgifter inte raderas omedelbart beror på att stiftelsen har ett berättigat intresse av att kunna handha sin administration på ett kostnadseffektivt och rationellt sätt och för att det ska vara möjligt att göra vissa interna granskningar av verksamheten.

 

Särskilt till dig som stödjer stiftelsen genom gåvor eller på annat sät

Stiftelsen behandlar gåvogivares personuppgifter i form av givarens namn, vilket bidrag som har lämnats och bidragets storlek. Syftet med detta är att kunna uppfylla bokföringslagens krav och eventuella myndighetskrav i övrigt samt för att kunna föra erforderlig statistik över stiftelsens verksamhet. Sådana uppgifter sparas så länge som det krävs för att uppfylla de angivna ändamålen.

 

Stiftelsen för även ett separat register över givare. I detta sparas givarens personuppgifter högst ett år efter att du har skänkt en gåva till stiftelsen.

 

Stiftelsen behandlar personuppgifter på ett betryggande sätt

Stiftelsen har rutiner för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast personer som ingår i stiftelsens organisation och som behöver personuppgifterna för att utföra sina uppgifter för stiftelsens räkning ska ha tillgång till dem. När det gäller känsliga personuppgifter (i den mån sådana förekommer) har stiftelsen inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

 

Stiftelsens rutiner är utarbetade med din integritet i fokus och skyddar så långt det går mot intrång som kan innebära en risk för din integritet. Stiftelsen överför inte personuppgifter till tredje man i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

 

När lämnar stiftelsen ut personuppgifter till tredje man

Utgångspunkten är att stiftelsen aldrig lämnar ut dina personuppgifter till tredje man om du inte uttryckligen har samtyckt till det. Dock kan det i vissa fall finnas en skyldighet för stiftelsen att på grund av lag eller avtal lämna ut information som innehåller personuppgifter för att stiftelsen ska kunna uppfylla stiftelsens förpliktelser enligt lag eller avtal.

 

En situation som ofta blir aktuell är att stiftelsen måste ta kontakt med vårdgivare som kan ge djuret omvårdnad. Eftersom stiftelsen aldrig betalar ut pengar till någon annan än professionella vårdgivare krävs det i princip alltid en kontakt med en sådan i varje enskilt fall. I de fall detta blir aktuellt kommer vi att inhämta ditt uttryckliga samtycke till det, vilket du normalt måste ta ställning till redan i samband med ansökan. Stiftelsen kan behöva upplysa vårdgivaren om ditt namn, personnummer, adress, relevanta uppgifter om aktuellt djur och att stiftelsen överväger att lämna bistånd genom att betala kostnader för vård och/eller behandling av ditt djur. Du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke. Återkallar du samtycket, vilket måste ske på ett tydligt sätt, respekterar stiftelsen självfallet detta och eventuella kontakter med tredje man avbryts omedelbart. Det betyder också att stiftelsen inte kan fullfölja ett beslut om att lämna bistånd.

 

Stiftelsen uppskattar om du som beviljats bistånd lämnar tillstånd till att en kort berättelse får lämnas om ditt djur och den behandling det har fått på stiftelsens hem- och facebooksida. Gärna med ett fotografi som du har tagit. Innan vi använder dina uppgifter på detta sätt kommer vi att inhämta ditt uttryckliga samtycke. Du kan naturligtvis återkalla ett sådant samtycke när du vill. Stiftelsen tar då omedelbart bort de uppgifter som har publicerats.

 

Rätt till information, rättelse och radering av personuppgifter

 

Du har alltid rätt att få en kopia av de uppgifter stiftelsen har om dig. Du kan också be om att få en felaktig personuppgift rättad.

 

Du har rätt att begära att en personuppgift som gäller dig raderas för det fall personuppgiften inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Även om personuppgiften inte längre är nödvändig för det syfte som den blev insamlad för finns det hinder mot omedelbar radering av vissa uppgifter genom att stiftelsen har ett berättigat intresse av att spara dessa eller att det finns legala skyldigheter som stiftelsen måste uppfylla, t ex att spara bokföring under viss tid som framgår av lag.